iPad 無敵名片管理之路

我是個生意人，因為工作的關係，常常需要到很多不同的地方四處出差拜訪客戶，拜訪廠商，也因為工作的關係，我有大量的名片需要管理，對一個國際貿易的業務來說，名片就是一切，名片不見了客戶都不用聯絡了，生意也不用作了，名片大概跟日本劍客的武士刀一樣的地位，名片在在人在，名片亡人亡，所以多年來我一直在尋找一個無敵的名片管理方案，能夠讓我很簡單的不用花任何時間就可以管理大量的名片，出差時書包不用再背著大本的名片簿，而且要有完美的備份方案以防萬一名片丟失。 我是個生意人，因為工作的關係，常常需要到很多不同的地方四處出差拜訪客戶，拜訪廠商，也因為工作的關係，我有大量的名片需要管理，對一個國際貿易的業務來說，名片就是一切，名片不見了客戶都不用聯絡了，生意也不用作了，名片大概跟日本劍客的武士刀一樣的地位，名片在在人在，名片亡人亡，所以多年來我一直在尋找一個無敵的名片管理方案，能夠讓我很簡單的不用花任何時間就可以管理大量的名片，出差時書包不用再背著大本的名片簿，而且要有完美的備份方案以防萬一名片丟失。

大概在十年前我開始這個工作時就開始走上名片管理之路，剛開始當然是用名片簿來管理，一本厚厚的名片簿隨時放在書包，可是漸漸的名片越來越多，那麼多根本不可能帶在身上，每次在外面突然需要查名片，就要打電話回公司請同事幫我翻，眼看原始的名片管理已經不可行了，於是開始思考是不是應該要電子化。

在那個使用 Windows 時的年代，想到怎麼名片電子化，當然是先到光華商場逛逛看，然後就買了名片掃瞄機，安裝掃瞄機付送的軟體之後，慢慢一張一張掃進去軟體內，然後再由掃瞄機軟體匯出到 outlook 管理，用 outlook 跟 windoew mobile PDA 同步，同步到那天不知道怎麼搞的就全部變成兩份，然後還要一個一個想辦法刪掉重複的，然後又一天不知道怎麼電腦中毒了，重灌的時候忘記備份資料，資料都不見，那時候的 windows mobile 實在說不出的難用，掃瞄機送的軟體也是寫的糟糕透頂，windows 更不用說是不穩定又容易中毒的腐朽平台，三天兩頭總是在重灌的因果輪迴中度過，果然是無敵的名片管理法，無敵難用。

而就在 2005 年的夏天，被一群奸人所害，我的人生遭遇了極大個困難，但人總是在極大的困難的時候也是人生的轉機的時候，人的盡頭也是神的起頭，挑戰越大後面的祝福也就越大，在痛苦之下我決心切割我過去的一切，人生一切重來，當時我的心理有個 OS 告訴我如果要徹底切割過去我需要換掉兩個 OS，一個是頭腦的 OS 一個是電腦的 OS，於是我把舊信仰跟 Windows 一起 Format 掉，我接受了救贖，然後買了蘋果電腦，巧合的是在 2005 年的那個時候我的信仰在台灣佔 3%，而蘋果電腦在全世界的佔有率也是 3%，於是我就這樣開始了我 3% 的新的人生。

第一次打開蘋果電腦時跟第一次打開聖經時的感受一模一樣，非常的驚艷可是又完全摸不著頭緒不知從何下手，但第一件事當然是從最重要的名片開始整理起，在蘋果上面每一類型的個人資料都有很好的軟體支援，可是就是名片我找不到一個好硬體或軟體可以實作。



我很直覺的思考，名片就是聯絡人啊，所以當然是要用 Address Book 來管理，所以先在 Windows 用掃描機把名片掃描好，匯到 Outlook 聯絡人，然後從 Outlook 聯絡人匯出成 Vcard，然後轉到蘋果電腦上面把一堆 Vcard 倒進去 Address Book，可是這樣實在是太麻煩了，弄兩次就沒心情弄了，其實我要的很簡單，只要能符合這幾個原則的方法，就是完美的方法。



我也四處打聽，所有的同事或同行，或是跟我有類似需求的人，他們都是如何管理名片，我驚訝的發現，其實大多數的人都還是停留在最傳統的紙本名片管理，因為大老闆們都有秘書幫他管，他自己也不用管，高階主管們年紀都大了也不會電腦，會看 email 已經很難為他們了，要他們學新的技術他們也學不來，再說年紀大的主管們他們的名片已經管理了二三十年，可是電腦的興起也不過是這十幾年的事情，他們的名片簿甚至比電腦都還有歷史，而那些電腦技術很厲害的工程師們雖然即使會自己寫程式來管理名片可是他們通常也用紙本管理，因為他們大多沒幾張名片要管，所以除非有一種新的名片管理方法出現，他簡單到連不太會用電腦的大老闆都能自行操作管理，否則大家永遠不會離開紙本管理。



名片攜帶方便也是個重點，既然要攜帶方便最方變的就是用手機來管理，可是現代人手機兩年就換一支，名片卻是要持續管理二三十年的東西，把二三十年壽命的資料放在兩三年壽命的手機裡面，就好像日本超市賣的利樂包清酒，酒明明是可以放好幾十年的東西，卻放在壽命很短的牛奶利樂包裡面，等到利樂包壞掉可是裡面的酒卻還想要保存的時候怎麼辦？勢必得換一個包裝，完全不符合邏輯，有用過手機來管理名片的人一定有這樣的經驗，每兩年要換手機的時候就要大搬家，想辦法把舊手機上的資料全部匯出再到新手機匯入，每次都要弄好久，匯過去之後資料常常亂掉，某個欄位不見了，或是順序排列亂了，分類亂掉了，然後再花好多時間重新整理，有些手機上面有很好的名片管理軟體或是聯絡人管理軟體，可是軟體再好等到那隻手機要換掉的時候還不是一樣要大搬家，在手機上用越複雜越強大的軟體來管理名片，等到要大搬家的時候就越痛苦，除非找到一個寄居蟹試的可以很快換殼的方法，否則手機上面管理名片永遠是個邏輯的謬誤。



2006 年時我買了一台 iPod，玩著玩著我突然發現，iPod 可以傳黑白的圖片進去，於是我試著把名片掃瞄機掃瞄出來的原始名片圖檔，不做任何辨識單純把圖檔整個匯入 iPod，我突然發現這不正就是我夢寐以求的名片管理法嗎？完全符合了我的六大需求，完全不花時間大忙人也可以用，簡單到徹底連電腦最笨的人都會，支援所有語言希伯來文俄文馬亞文火星文三班家蚊什麼文都不怕，而且都是圖檔所以沒有任何轉換平台的問題，未來任何平台不可能有不能讀 jpg 格式圖檔的，不管要轉換到什麼平台都只要一個簡單的圖片匯入就完成了，當初分享在 OIKOS，我從 2006 年至今就一直用這個方法管理名片，而且我的名片管理也隨著蘋果的成長一同成長。

回頭想想十幾年前留下的電腦資料有哪些現在還找得到還打得開呢? Office 不斷更新版本，每個版本都不見得完全相容，有時格式會跑掉，以前記錄在個人資料庫內的資料現在還找得到那個資料庫軟體去打開嗎？以前在別的平台的軟體所產生的資料，現在沒有用那個平台了怎麼辦呢？最標榜跨平台的 Java 能保證在每一支手機上面都會跑嗎，最標榜跨平台的 Flash 現在遇到 iPhone OS 不是也踢到鐵板？現在最夯的 iphone OS, HTML 5, CSS, 二十年後他們還存在？PDF 格式現在號稱最通用可是如果有一天 Adobe 倒了，PDF 還會繼續支援嗎？連歷史最悠久軟體依存度最低的 txt 檔，也都存在平台間的編碼問題，我們的資料如果倚靠作業系統平台，那麼作業系統平台倒了我們的資料也就不保，如果資料倚靠某個軟體才能打開，等那個軟體不再更新了，資料也就不保了，所以軟體依存度越低的檔案格式才是越能夠保存永久的檔案格式。

而圖檔卻是電腦上面能夠保存最久也最跨平台的檔案格式，唯一完全不受平台限制，完全不受軟體限制，永遠能夠保存的，唯有圖檔，相信未來也沒有任何一種作業系統或是任何一種手機或手持裝置，膽敢不支援 jpg 圖檔或不能讀 jpg 圖檔，所以存成 jpg 圖檔的資料幾乎可以保證未來任何時候用任何平台都可以讀取，這樣才是真正的資料寄居蟹化，寄居蟹是活的殼是死的，文章是活的紙是死的，資料是活的軟體是死的作業平台平台是死的，如果用某種軟體特別的格式來儲存資料，那就中了軟體公司的計，資料就像神燈精靈永遠被困在神燈裡面了。




2007 年，蘋果推出 iPhone，我迫不及待出差經過美國馬上買了一台，回家把我的名片一口氣從 iPod 搬到 iPhone 來，這次的轉換是有史以來最無痛的一次，沒有什麼欄位格式的問題，檔案格式的問題，真的跟寄居蟹換殼一樣，五分鐘完成。用了 iPhone 之後畫面更大了，又可以放大縮小，以前有時名片上面的字太小的看不清楚，現在完全都解決了，而且 iPhone 的圖片瀏覽效果讓我每次在翻名片的時候，周圍的人都會驚艷有這樣棒的名片管理方案，問我用什麼軟體，其實什麼軟體也不用，就是 iPhone 預設的看圖軟體而已，這是當初我貼在 OIKOS 的分享。







同一年，.mac 開始支援 web gallery，我把我的照片都傳到 Web gallery 時，順便把我 iphoto 裡面的名片也都傳上去了，從此名片管理進步到了雲端，不但可以跟同事們共享名片，還可以權限管理哪一本名片要跟同事共享，這是市面上任何其他名片管理軟體都做不到的，沒有一個軟體可以做到名片 upload 到雲端 web 介面，唯有圖片試的管理做得到，而且介面非常漂亮，更是一個安全的遠端備份。





忘了是不是 2008 年，有一天我發現 iPhoto 除了可以上傳到 Mobile me 之外，還可以上傳到 Flickr 及 Facebook，於是我試著把名片都傳到 Flick 做另一個備份，當然硬碟也會做 Time Machine 備份，所以這樣算起來我的名片總共有隨時同步有五份，macbook, iphone, time machine, mobile me, flickr, 幾乎是完全萬無一失了，如果說有什麼機會我的名片會遺失，那麼除非同一時間我的 macbook 跟 iphone 消失，家裡的 time machine 備份也消失，mobile me 的機房跟 flickr 的機房也同一時間硬碟故障遺失資料，估計即使是諾亞的洪水或世界大戰也無法消滅我的名片了。



這幾年名片掃瞄器也進步了很多，現在的名片王的軟體聽說也寫的很好了，辨識率很高，很多朋友都用名片王在管理名片，可是我仍然還是繼續用圖片式的管理法，因為畢竟名片掃瞄器是個硬體，對於每天固定在相同地方辦公的人比較適合放個硬體在桌上，對工作性質趴趴走每個月都在不同的地點的人，多攜帶一個硬體就是多佔用一個行李箱的空間跟重量，而且名片的數量太多即使掃瞄機的辨識率很高，辨識率再高只要不是 100% 就還是要花時間去檢查校對，而圖片式管理只有一個地方比不上掃瞄機，那就是搜尋，圖檔內的文字當然是無法搜尋的，不過只要用幾個小技巧，還是可以很快找到名片，甚至比搜尋還要快，曾經有朋友問過，為什麼不把相片的檔名改為那人的人名，這樣就可以搜尋了，或是在 tag 寫上公司名稱，建議不要這樣做因為這樣就失去了我們想要完全不花時間管理名片的第一宗旨，當照片超過千張之後這樣的工程也變得不可能完成了，再說未來如果換系統照片整批轉移的時候 tag 會不會跟著過去也是未知數，那也違反了寄居蟹原則。



第一個技巧是要善用相簿分類，跟實體名片簿相同的管理方法，依照工作內容的需求做不同的分類方法，在實體名片簿的年代，通常是從一本名片簿開始，一本裝不下了，分成兩本，兩本又裝不下了，變成分類別，客戶一本，廠商一本，人脈一本，然後又裝不下了，再細分類，客戶分為美洲客戶，亞洲客戶，歐洲客戶各一本，建議每一本不要超過一百張，如果超過一百張就試著再分類，而 iTunes 跟 iPad 同步的時候，可以選擇要同步哪幾本相簿進去 iPad，在 iPad 上面用看圖軟體來找名片，畫面真的是絢麗到不行，而且圖案是人腦最容易記憶的模式，有時候想不起來那個人叫什麼名字，可是記得他的名片是綠色的上面 Logo 是一棵樹，這時候搜尋就派不上用場了，唯有圖片式管理可以找到。



第二個小技巧是，善用相簿內的五顆星功能，在 iphoto 內可以對每張照片的喜愛程度做星級平等，這個功能我在整理照片時很少用，可是在整理名片時卻是很實用的工具，其實所有名片裡面經常使用的大概只有 20%，其他 80% 都是很少聯絡的，所以經常聯絡的就給五顆星，有時聯絡的給四顆星，以此類推，很少聯絡的給一棵星，然後在 iphoto 內按照星級平等做降冪排列，這樣最常用的名片就會浮到最上面，最不常用的就會沉到底下，只要活用相簿分類跟五顆星平等兩個小工具，找起名片來不會比搜尋慢。



睽違了兩年，從 2008 到今天，我一直用相同的方法在 iPhone 上面管理名片方法完全沒有任何改變，每次出門出差，跟人換了名片，晚上整理當天拍的照片的時候，就順便把名片都攤開在桌面上拍一拍，拍完了跟照片一起匯入 iPhoto 然後分類到他該存在的相簿，然後按下 sync 跟 iphohe 同步，這樣的管理幾乎沒有花任何時間跟精力，是到目前為止我發現最輕鬆也最好用的方法了。



終於，最近 iPad 上市之後，我的名片管理又有更新的發展了，在 iPhone 上面一本相簿打開之後的小圖是看不見字的，只能一張一張翻，萬一那本相簿有一百張名片，可是今天要找的剛好是最冷門的很少用的在地九十九張，那麼就要螢幕滑動 99 次，可是在 iPad 上面打開相簿之後的小圖已經足夠看得清楚名片上面的字，所以找起來非常快。



然後點下名片放大之後是全螢幕，好大的一張名片，老花眼不用戴眼鏡都看得很清楚，最適合大老闆了。



最近看了一本書叫 "跟著董事長學點菜"，第一頁開宗明義就說，懂美食是成為企業家的關鍵，因為大部分的談判不是在會議桌上完成的而是在餐桌上完成的，每個董事長口袋裡隨時都有一個餐廳名單作為商業武器，在不同的場合選擇不同的餐廳發揮作用，自從看了這本書之後我就開始認真的蒐集各餐廳的名片，在 iPad 名片簿內建立起餐廳名片簿好好的管理，作為我的商業武器，下一個階段目標是，去餐廳點菜的時候順便把菜單用相機拍下來放到 iPad 管理，這樣客人如果突然想吃哪一道菜，我也可以找得到哪個餐廳有那個菜，而且在選擇餐廳的時候就可以估好預算，說到預算以前我控制預算的方法很懶惰，只要帶客人去王品系列的餐廳，那一系列的餐廳餐單都很獨裁化，固定的套餐固定的價錢，客人想要多點也沒法多點，所以每次都能夠在預算內完成任務，最討厭的就是那種經理會過來推銷的餐廳，經理有業績壓力都推銷很貴的菜，在客人面前又不好意思說太貴了不要，其實客人也不見得喜歡吃，最後都是犧牲了主人的利益肥了餐廳經理的業績，請客人吃飯也不能夠每次都相同價位，總是請他吃便宜的他想你好小氣，總是請他吃貴的他想你一定賺我很多錢所以每天吃這麼好。台灣最近開始流行無菜單的餐廳，請客人吃無菜單餐廳不但可以控制預算，而且食材保證新鮮，因為這樣的餐廳每天需要買的菜很少每天都用完。



然後我想，螢幕大了可以做的事情更多了，既然圖片式管理方法好用，只拿來管理名片也太可惜了，不如也拿來管其他文件，平常不再剪報，看報紙看雜誌時就拿數位相機把想要剪的地方都拍下來，一樣管到 iphoto 裡。



多年來隨身的思考跟點子都在筆記上面，全部一口氣匯入 iPad.



以前念書時候的筆記本，講義，捨不得丟掉覺得好不容易念的書筆記丟了等於知識也丟了，可是其實放在書架上很佔空間很久也不會拿出來看，所以乾脆拿相機全部拍成照片，一樣管到 iPad 裡面來。



我從 1993 開始每年用一本手帳規劃每天的行事曆，過去年份的手帳也是放在家裡書架上的角落塵封已久，也拿出來全部拍成照片，匯入到 iPad 裡面，現在帶著 iPad 還可以查到 1995 年的今天我在做什麼事情，從兩千年以後開始用 outlook 的行事曆跟 PDA，幾次電腦重灌，匯入匯出之後，舊的行事曆就不見了，結果真正留下記錄的還是手寫的版本，所以今年開始我又開始用"ほぼ日手帳" 來手寫記錄每天的生活，年底再整本拍照，結果最能保存久遠的檔案格式還是圖檔。



過去還沒有電腦的年代跟朋友寫了很多信件，賀年卡，生日卡，聖誕卡，堆滿了抽屜，慢慢的回憶丟也不是，不丟又浪費家庭坪效，一不做二不休全部拿出來拍成照片，匯入 iPad，幾千封信就在彈指之間。



整理整理，還找到古老的古光作文簿，毫不留情一樣拍成照片匯入 iPad.



沒想到還找到國小的畢業紀念卡，真是令人懷念啊，過去老舊的畢業證書，成績單，獎狀，退伍令，護照，存摺，作業，全部都拍成照片，實體的全丟了，反正捨不得丟放那麼多年也沒拿出來看過。



如此一來，一書櫃我的所有過去的歷史全部都在 iPad 裡面了，至於現在新產生的資料，就按照 GTD 原則，分為 inbox, action, someday, 2010 archieve 四個資料夾來存放，現在幾乎相機不離身，所有東西都隨時電子化，最近從律師那邊學到一件事，手寫的文件或是紙本有簽字的文件掃描或拍照後的法律效力是很高的，比電子檔的法律效力要高很多，到銀行辦事情他們叫我簽個文件，簽完馬上拍照，公司的同事送文件來給我簽，簽完馬上拍照，這樣自己簽了什麼東西永遠不會忘記，但要注意相機必須要千萬畫素以上拍 A4 大小的文件文字才不會糊掉。

用圖片式管理文件還有一個很大的優點，因為現在雲端的應用分享圖片是發展最快也最多選擇的，Mobileme, Flickr, Facebook, Picasa, 我首推 Flickr 因為一年只要 27 美金，相當便宜又容量無限，對一個小公司來說只要申請一個 Flickr 帳號，把公司文件全部拍照或掃描成圖檔，傳上 flickr，每一個業務員在外面跑只要用 iPad 連上 flickr 就可以取得公司所有資料，公司連對外 file server 都不用，然後藉由 flickr 的四層式權限管理，自己，家人，朋友，所有人，就可以簡單的做公司內部資料的權限管理，有些資料可以給所有人看，有些只能公司內部看，有些只能部門內部看，等等，如此就達到了最簡易最廉價的雲端資料管理，辦公室無紙化，行動辦公室。

所有東西統一在一個 iPhoto+iPad 管理，隨時都可以跑路(特誤)，現在書包裡剩下一個還沒電子化的東西就是聖經了，雖然 iPad 上面也有好多版本的電子聖經，可是畢竟跪在 iPad 前禱告還是怪怪的，禱告到一半突然 Facebook push notification 登登響，嚇一跳以為上帝回應了，被嚇了幾次之後還是乖乖回去讀我的紙本聖經，五年了，這五年來我腦袋裡的新 OS 跟電腦裡的新 OS 完全改變了我的人生，雖然心理偶爾還有 OS，對那些奸人們從剛開始完全無法諒解到後來忘得一乾二淨到現在有時還幫他們禱告，Big，莉，祥，你們在看這文章嗎？有空跟我聯絡我想幫你們安裝兩個新的 OS，我漸漸理解仇恨是是罪也是痛苦，唯有愛才是答案，謝謝祢終於讓我找到了無敵於天下的秘密，原來為敵人禱告的人才是真正無敵的，我是無敵。




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