返樸歸真資料備份法

我又來寫分享了,每次出差無聊,不能見到美麗的老婆跟可愛的小孩,唯一的消遣就是上 01 看看討論,寫寫分享文,所以我搜尋一下我寫分享文的日期,就知道我什麼時候出差了,今天要分享的是,返樸歸真資料備份法,希望能對跟我有類似需求的兄弟們有所幫助。

在公司裡面,資訊是我工作的一部分,經常需要出差到各個公司的分支機構,除了去查他們的帳之外,最重要的就是把他們的 server 備份回來,萬一哪天分公司出了什麼天災人禍,至少我手上都有一份資料備份,所有的產品資訊客戶資訊都不會丟失,也經常老闆會找我要資料,我就得到硬碟裡面四處找老闆要的那份資料,有時要找的是過去的離職員工的資料,有時要找的是海外分公司的資料,所以我隨時書包裡面都背一堆外接硬碟,書包裡面隨時有好幾 T 的資料,不管我出差到哪裡,隨時都要能找到公司裡面任何一份資料。

以前用 Macmini 來背 iSCSI,很威,可是一點也不好用。


以前,我想公司資料要安全備份,當然要 RAID, 要異地備援,買過好幾台 NAS,後來又升級為 iSCSI,搞的好複雜,可是越複雜,就越難管理,公司還要請網管去管理這些東西,而且我出差的時候如果突然需要查詢 iSCSI 裡面的東西,還是查不到,而且為了害怕 iSCSI 哪天故障,還是要另外備一份出來,搞的防潮箱裡面都是硬碟,相機都放不進去了,一點也不 Mobile,後來痛定思痛,返樸歸真,遁入空門,才發現,其實只要幾個簡單的觀念跟幾個簡單的工具,就可以安全又方便的管理大量資料,以下是今天要介紹的幾個微不足道小技巧,笨蛋五步驟。

1. 正確硬碟觀。
2. 會計結帳觀念。
3. Mozy
4. Tidy up
5. Leap

以下就分別看圖說明這笨蛋五步驟。

1. 第一步驟,正確硬碟觀。

a. 永遠只用 2.5''硬碟,既然要 Mobile, 就永遠不要買 3.5 吋硬碟,背一棵 3.5 硬碟出差還要背外接盒還要背 adapter, 加起來的重量比背單眼還痛苦,所以外接硬碟永遠買 2.5 吋的。
b. 要越大越好,硬碟永遠買最大的,才可以背少顆一點,雖然比較貴,但是省下的書包重量驚人。
c. 要捨得丟,舊的硬碟,超過兩年的一律丟到垃圾桶,硬碟平均壽命四五年,所以為了確保資料安全,兩年以上的硬碟一律淘汰不用。
d. 要找方便替換的外接盒,以前我的分享介紹過不用螺絲就可以換硬碟的外接盒,裸碟用唐鵝保護盒裝,這樣小小一盒就可以帶 2T 的資料。

我的寶貝硬碟們。


2. 第二步驟,會計結帳觀念。

資料備份可以用很多複雜的軟體來備份,可是其實只要用會計的結帳觀念,備份就變得很簡單,什麼技術也不用,我們都知道會計每個月要結月帳,每年要節年帳,結帳之後電腦就關帳,意思就是那個年度的帳都不可以再動了,無論發生什麼事情都不可以再更動任何數字,如果不小心又發現一張舊年度的發票,那麼只能在新的年度帳上作調整,一樣不能夠去動舊年度的帳,相同的我們也可以在資料管理上面用這個關帳的概念,每年 12/31 那天,就把那個年度的資料夾變成唯讀,再也不能夠更動,比如 2009/12/31 那天,把所有 2009 有的照片,email, 文件,所有所有資料全部放在 2009 這個資料夾,備份出來,新的年度就用新的年度資料夾,如果不小心看到舊年度的資料,一樣放到新年度資料夾絕對不可以再去動舊年度資料,這樣一個年度關帳後可以備份出好幾個硬碟放在不同地點,不用再去 Sync,因為舊年度的都不會改變了,所以每年年底有兩件大事,一個是備份資料,一個是換手帳,新的年度又是全新的開始,新的資料夾,新的手帳。

我從 1998 年開始做每年資料結帳,到今年已經第十二年了,所以無論硬碟故障或發生任何災難,頂多就是犧牲掉今年份的資料,風險切割,現在有了 Time Machine 之後,新年度的資料也非常安全了,只要一個結帳觀念跟 time machine, 其他什麼複雜的備份軟體都不用,不需要去做 RAID 那些複雜的架構,資料一樣安全。

對公司資料的管理也是用相同的方法,在公司的 NAS 開一個 2009 資料夾,然後裡面分部門開業務部,財務部,等等,然後 12/31 那天,2009 便成唯讀,copy 一份到我的外接硬碟,然後開新的 2010, 裡面再開業務部,財務部等等,舊的年度還是讓他們進去查詢但是不能修改,所有修改都必須放在新年度,這樣我下次出差回到公司,永遠只要備份最新年度的資料夾,不需要擔心舊年度的資料夾裡面有東西沒備到。




3. 第三步驟,Mozy。

原本舊年度資料為了害怕硬碟壞掉還是要多備幾份,放在家裡放在公司,但最近發現 Mozy 這個服務,一個月五塊錢美金,空間無限大,可以把所有硬碟資料全部傳上去,外接硬碟一樣全部傳上去,雖然要傳那麼多資料要很多時間,不過反正已經有資料結帳了,舊年度資料就晚上電腦不用的時候全部傳上去,Mozy 有個好處是,你可以按照資料結構進去找檔案,只拿出你要的那一份,所以即使出差的時候整個書包掉了,電腦硬碟全部不見,只要隨便找一台電腦,上 Mozy 還是可以單獨拿出你要的東西,如此一來硬碟只要存一份資料,另一份存在 Mozy,兩份就足夠安全了。




4. 第四步驟,Tidy up.

我備份了所有公司資料之後發現其實大部分底資料都是重複備份的,比如說 "2009-12業績報表.xls" 這份資料可能業務部經理有,財務部經理也有,總經理秘書也有,大家都有相同的一份,所以整個備起來看起來總資料量很大,其實都是重複的比較多,把重複的刪除之後,全公司的資料量大概剩下 1/3 不到,尤其有些員工離職後,電腦部會把他整個硬碟備份起來,然後新進員工近來接替他的位置的,因為業務需要會需要前面那位員工所有的資料,所以又考一份給他,所以四處都是重複資料,所以我用 Tidy up,把所有重複的東西都刪掉,我把 2.5T 的資料瘦身之後剩下 1T 不到,一棵 my passport 1T 就全部裝下了。


5. 第五步就是找資料了,所有資料都備出來之後,茫茫大海哪裡找,自己整理的資料自己有印象,可是那些公司資料都不是我整理的,突然要找個東西怎麼找呢?全部的資料夾翻一遍可能一天也翻不透,目前我找到最方便的軟體是 leap, leap 等於是管理 document 的 iphoto, 介面跟 iphoto 很像,他會搜尋整台電腦然後找出你要的檔案格式跟關鍵字。



希望以上分享有給他簡單到,我的體會是,永遠不要相信資訊部人員會好好整理資料,即使他是可以信任的人,可是可以信任的人也是會離職,也是會生病,乾脆全部自己整理最快,用上面幾個小方法,管理一個中小企業的資料足夠了,請資訊人員的薪水省下來買硬碟很夠了,而且最近在整理公司資料才發現,ntfs 跟 hfs+ 效能差真多啊,用公司的 windows 電腦要搜尋出所有的 exe 檔砍掉,要跑好幾個小時,用 mac 才幾秒鐘而已,我不知道為什麼有這麼大的差別,幾乎是牛車跟火車的差別,我真恨不得把公司電腦都換成 Mac, 可是偏偏那些會計系統, erp 系統等等,全部都沒有 mac 版,連美國最近才換系統,quickbook 都沒有 mac 版才奇怪,mac 如果要進入企業市場,我看要請 Jobs 先買下 quickbook 跟 oracle 然後強迫改寫成 mac 版才有希望了。

對了最後再介紹一下,出差的時候筆電跟硬碟們,還是需要一個好箱子裝的,託運行李太危險經常會掉,我推薦這個 rimowa 老婆送的真的很好用,外掛一個背包再掛一個 17 公斤的小孩都不會壞,真的是非常堅固。據說穿黑色高領毛衣+牛仔褲的 Jobs 裝,就會像 Jobs 一樣有智慧與勇氣跟創意,所以我經常穿 Jobs 裝。







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