返樸歸真資料備份法

我又來寫分享了，每次出差無聊，不能見到美麗的老婆跟可愛的小孩，唯一的消遣就是上 01 看看討論，寫寫分享文，所以我搜尋一下我寫分享文的日期，就知道我什麼時候出差了，今天要分享的是，返樸歸真資料備份法，希望能對跟我有類似需求的兄弟們有所幫助。

在公司裡面，資訊是我工作的一部分，經常需要出差到各個公司的分支機構，除了去查他們的帳之外，最重要的就是把他們的 server 備份回來，萬一哪天分公司出了什麼天災人禍，至少我手上都有一份資料備份，所有的產品資訊客戶資訊都不會丟失，也經常老闆會找我要資料，我就得到硬碟裡面四處找老闆要的那份資料，有時要找的是過去的離職員工的資料，有時要找的是海外分公司的資料，所以我隨時書包裡面都背一堆外接硬碟，書包裡面隨時有好幾 T 的資料，不管我出差到哪裡，隨時都要能找到公司裡面任何一份資料。

以前用 Macmini 來背 iSCSI，很威，可是一點也不好用。


以前，我想公司資料要安全備份，當然要 RAID, 要異地備援，買過好幾台 NAS，後來又升級為 iSCSI，搞的好複雜，可是越複雜，就越難管理，公司還要請網管去管理這些東西，而且我出差的時候如果突然需要查詢 iSCSI 裡面的東西，還是查不到，而且為了害怕 iSCSI 哪天故障，還是要另外備一份出來，搞的防潮箱裡面都是硬碟，相機都放不進去了，一點也不 Mobile，後來痛定思痛，返樸歸真，遁入空門，才發現，其實只要幾個簡單的觀念跟幾個簡單的工具，就可以安全又方便的管理大量資料，以下是今天要介紹的幾個微不足道小技巧，笨蛋五步驟。

1. 正確硬碟觀。
2. 會計結帳觀念。
3. Mozy
4. Tidy up
5. Leap

以下就分別看圖說明這笨蛋五步驟。

1. 第一步驟，正確硬碟觀。

a. 永遠只用 2.5''硬碟，既然要 Mobile, 就永遠不要買 3.5 吋硬碟，背一棵 3.5 硬碟出差還要背外接盒還要背 adapter, 加起來的重量比背單眼還痛苦，所以外接硬碟永遠買 2.5 吋的。
b. 要越大越好，硬碟永遠買最大的，才可以背少顆一點，雖然比較貴，但是省下的書包重量驚人。
c. 要捨得丟，舊的硬碟，超過兩年的一律丟到垃圾桶，硬碟平均壽命四五年，所以為了確保資料安全，兩年以上的硬碟一律淘汰不用。
d. 要找方便替換的外接盒，以前我的分享介紹過不用螺絲就可以換硬碟的外接盒，裸碟用唐鵝保護盒裝，這樣小小一盒就可以帶 2T 的資料。

我的寶貝硬碟們。


2. 第二步驟，會計結帳觀念。

資料備份可以用很多複雜的軟體來備份，可是其實只要用會計的結帳觀念，備份就變得很簡單，什麼技術也不用，我們都知道會計每個月要結月帳，每年要節年帳，結帳之後電腦就關帳，意思就是那個年度的帳都不可以再動了，無論發生什麼事情都不可以再更動任何數字，如果不小心又發現一張舊年度的發票，那麼只能在新的年度帳上作調整，一樣不能夠去動舊年度的帳，相同的我們也可以在資料管理上面用這個關帳的概念，每年 12/31 那天，就把那個年度的資料夾變成唯讀，再也不能夠更動，比如 2009/12/31 那天，把所有 2009 有的照片，email, 文件，所有所有資料全部放在 2009 這個資料夾，備份出來，新的年度就用新的年度資料夾，如果不小心看到舊年度的資料，一樣放到新年度資料夾絕對不可以再去動舊年度資料，這樣一個年度關帳後可以備份出好幾個硬碟放在不同地點，不用再去 Sync，因為舊年度的都不會改變了，所以每年年底有兩件大事，一個是備份資料，一個是換手帳，新的年度又是全新的開始，新的資料夾，新的手帳。

我從 1998 年開始做每年資料結帳，到今年已經第十二年了，所以無論硬碟故障或發生任何災難，頂多就是犧牲掉今年份的資料，風險切割，現在有了 Time Machine 之後，新年度的資料也非常安全了，只要一個結帳觀念跟 time machine, 其他什麼複雜的備份軟體都不用，不需要去做 RAID 那些複雜的架構，資料一樣安全。

對公司資料的管理也是用相同的方法，在公司的 NAS 開一個 2009 資料夾，然後裡面分部門開業務部，財務部，等等，然後 12/31 那天，2009 便成唯讀，copy 一份到我的外接硬碟，然後開新的 2010, 裡面再開業務部，財務部等等，舊的年度還是讓他們進去查詢但是不能修改，所有修改都必須放在新年度，這樣我下次出差回到公司，永遠只要備份最新年度的資料夾，不需要擔心舊年度的資料夾裡面有東西沒備到。




3. 第三步驟，Mozy。

原本舊年度資料為了害怕硬碟壞掉還是要多備幾份，放在家裡放在公司，但最近發現 Mozy 這個服務，一個月五塊錢美金，空間無限大，可以把所有硬碟資料全部傳上去，外接硬碟一樣全部傳上去，雖然要傳那麼多資料要很多時間，不過反正已經有資料結帳了，舊年度資料就晚上電腦不用的時候全部傳上去，Mozy 有個好處是，你可以按照資料結構進去找檔案，只拿出你要的那一份，所以即使出差的時候整個書包掉了，電腦硬碟全部不見，只要隨便找一台電腦，上 Mozy 還是可以單獨拿出你要的東西，如此一來硬碟只要存一份資料，另一份存在 Mozy，兩份就足夠安全了。




4. 第四步驟，Tidy up.

我備份了所有公司資料之後發現其實大部分底資料都是重複備份的，比如說 "2009-12業績報表.xls" 這份資料可能業務部經理有，財務部經理也有，總經理秘書也有，大家都有相同的一份，所以整個備起來看起來總資料量很大，其實都是重複的比較多，把重複的刪除之後，全公司的資料量大概剩下 1/3 不到，尤其有些員工離職後，電腦部會把他整個硬碟備份起來，然後新進員工近來接替他的位置的，因為業務需要會需要前面那位員工所有的資料，所以又考一份給他，所以四處都是重複資料，所以我用 Tidy up，把所有重複的東西都刪掉，我把 2.5T 的資料瘦身之後剩下 1T 不到，一棵 my passport 1T 就全部裝下了。


5. 第五步就是找資料了，所有資料都備出來之後，茫茫大海哪裡找，自己整理的資料自己有印象，可是那些公司資料都不是我整理的，突然要找個東西怎麼找呢？全部的資料夾翻一遍可能一天也翻不透，目前我找到最方便的軟體是 leap, leap 等於是管理 document 的 iphoto, 介面跟 iphoto 很像，他會搜尋整台電腦然後找出你要的檔案格式跟關鍵字。



希望以上分享有給他簡單到，我的體會是，永遠不要相信資訊部人員會好好整理資料，即使他是可以信任的人，可是可以信任的人也是會離職，也是會生病，乾脆全部自己整理最快，用上面幾個小方法，管理一個中小企業的資料足夠了，請資訊人員的薪水省下來買硬碟很夠了，而且最近在整理公司資料才發現，ntfs 跟 hfs+ 效能差真多啊，用公司的 windows 電腦要搜尋出所有的 exe 檔砍掉，要跑好幾個小時，用 mac 才幾秒鐘而已，我不知道為什麼有這麼大的差別，幾乎是牛車跟火車的差別，我真恨不得把公司電腦都換成 Mac, 可是偏偏那些會計系統, erp 系統等等，全部都沒有 mac 版，連美國最近才換系統，quickbook 都沒有 mac 版才奇怪，mac 如果要進入企業市場，我看要請 Jobs 先買下 quickbook 跟 oracle 然後強迫改寫成 mac 版才有希望了。

對了最後再介紹一下，出差的時候筆電跟硬碟們，還是需要一個好箱子裝的，託運行李太危險經常會掉，我推薦這個 rimowa 老婆送的真的很好用，外掛一個背包再掛一個 17 公斤的小孩都不會壞，真的是非常堅固。據說穿黑色高領毛衣+牛仔褲的 Jobs 裝，就會像 Jobs 一樣有智慧與勇氣跟創意，所以我經常穿 Jobs 裝。